为了加强我校财务档案管理，充分利用财务档案这一信息资源，发挥财务档案为会计工作服务的作用，使财务档案管理更加规范化、制度化，根据财政部、国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》的有关要求，结合我校档案工作规章制度，特制订本管理规定。

会计档案应由专人保管，建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

（一） 会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校财务业务的重要史料和证据。包括：

1. 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2. 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、暂付款卡片，辅助帐簿、其他会计帐簿。

3. 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报告。

4. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印的纸制会计档案。

5. 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，在职职工、退休职工工资发放册，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册。

财务人员工作调岗时，应按要求填写“会计档案工作交接清单”存档，以保证会计档案管理工作的连续性。

（二） 会计档案的整理、编制、调阅与移交

1.每年形成的会计档案，应按时间顺序、内容、数量、保管期限分别整理组卷，并在处内保管三年后，编写归档目录一式二份，于次年初到档案馆办理移交手续。

2. 会计档案，原则上不得借出。本单位调阅会计档案须经财务处负责人批准，办理登记手续后，方可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档 案上涂改、拆封和抽换。外单位调阅会计档案，要有正式的介绍信并经主管领导同意。同时要详细登记被调阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅理由和 归还时间。

3．移交的会计档案封皮正面及册背上应注明凭单名称、卷号，封皮注明册数、起止年度和档案编号。

（三） 会计档案保管期限

1．会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类。

2．对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应由单独立卷，并保管到结清债务时为止。

3．会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（四） 会计档案的销毁

财务档案保管期满应及时清理销毁。

1. 由财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2. 学校负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3. 销毁会计档案时，应由挡案部门和财务部门共同派员监销。

4. 监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容核对所要销毁的会计档案；销毁后，监销人员应在会计档案销毁清册上签名盖章。

5. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证或仍具有使用价值的凭证、资料，可延长保管期限，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。